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Como organizar a sua vida (ou como eu fiz isso na minha)

Eu sei, eu sei, está todo mundo falando das suas metas e planos para 2017 há pelo menos uns três meses. Mas, pela primeira vez em anos, eu entrei nesse de agora sem nenhum objetivo concreto. Coloquei tantos para 2016 e cumpri tão poucos (shame on me!) que estava meio descrente na minha participação ativa para cumpri-los. Aliás, vergonha nada – acho que parte do problema foi justamente esse meu lado hiper autocrítico.

Como organizar sua vida

Eis que virou essa semana (será que Susana Miller explica?) e eu me vi extremamente motivada para resolver vários problemas que me mantinham acordada durante as madrugadas, botar minha vida em ordem e, sei lá, ter um ano maravilhoso. Um exemplo? Me formei em Jornalismo na Cásper em 2014 mas nunca fui pegar meu diploma – faltava entregar uma série de burocracias e eu fui sempre deixando pra lá, cheguei PERTINHO de perder totalmente o curso por conta desse vacilo. Resultado? Entreguei tudo, confirmei por telefone e segunda-feira passo lá para oficialmente colar grau.

Toda essa introdução desnecessária é pra dizer que sim, tem muita gente pior do que você na arte de procrastinar. Brincadeiras à parte, num único dia eu fiz mais do que num ano inteiro e nada mais justo do que compartilhar aqui o que foi a minha salvação, começando pelo digital.

1. Ame seu e-mail de novo

Por mais organizado que você seja, acho difícil que botar sua caixa de entrada em dia não seja algo que te tira o sono vez ou outra. Tenha você 2.000 ou 20 e-mails acumulados, ela é sempre uma bola de neve e não pára de crescer. Pois a minha mágica para resolver a minha vida tem nome: Spark. Foi esse o gerenciador de e-mail (tipo Outlook mesmo) que eu decidi baixar despretensiosamente no computador e no celular, já que ele prometia uma sincronização imediata e fácil. E olha, só estou usando a 24horas mas já quero gritar pro mundo: SUCESSO!

A começar pela instalação: além do meu gmail, tenho três endereços aqui do blog com o @costanzawho.com.br. Quem já tentou configurar algo parecido sabe a dor de cabeça que dá ir procurar todos aqueles parâmetros e as mil tentativas até tudo funcionar. Que nada – o Spark fez tudo sozinho e ainda reconheceu as assinaturas que eu já usava. Se o slogan promete que você vai amar seu e-mail de novo, ele foi muito além. Tal como o google costuma fazer, ele organiza seus e-mails por prioridade, te notifica apenas do que é mais importante e é super fácil de configurar o que cada deslize fará, quais seções mostrar e quantos emails você quer ver em cada uma delas. O único porém: ele só está disponível por enquanto para dispositivos apple, mas quem sofre apanhando diariamente do Mail (nunca, nunquinha consegui usar) vai adorar essa ótima opção.

Como organizar sua vida Spark email

2. A vida digital

Aproveitando a onda de energia que me veio ao fazer um upgrade na minha relação com os e-mails, decidi que era hora de fazer uma uma limpeza digital. Coloquei pra funcionar o backup automático do meu computador (Time Machine), organizei rapidamente todas as minhas pastas mais bagunçadas, passei pro HD externo tudo que ocupava memória e não seria mais utilizado diariamente, apaguei aplicativos inúteis, limpei minha barra de favoritos (socorro, aquilo estava desesperador). E, juro, tudo isso me tomou menos de uma hora, mas foi mais uma coisa a ser tirada da frente.

3. E a vida offline, também conhecida como burocracias

Fui resolver aqueles pepininhos como a história do meu diploma. E por fui resolver, quero dizer que eu fiz tudo sentada confortavelmente na minha mesa. Imprimi todos os boletos da minha empresa que preciso pagar em 2017, fiz a declaração do ano passado e todas as outras atrasadas (ê, olha aqui eu de novo rs), joguei fora tudo que era supérfluo em papeis já que tudo é digital (que apego bobo, né?), descobri como vou economizar um dinheiro razoável com um novo plano da Vivo, paguei uma multa antes do prazo com 20% de desconto… De novo, se perdi duas horas fazendo isso, foi muito.

Agora você deve estar se perguntando: “Ok, mas a única dica de verdade que você deu foi o Spark, de resto você só contou como sua vida estava atrasada e que você fez o mínimo aceitável para qualquer pessoa normal”. É meio que isso mesmo, mas eu tenho certeza de que você também tem pelo menos uma coisa super simples sem resolver por pura preguiça mas que está ali, na sua listinha mental de pendências. E se 2017 pudesse começar com tudo isso resolvido, não seria lindo?!

 

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Como ganhar tempo e organizar sua caixa de e-mail

Adulto gosta mesmo é de caixa de entrada vazia. Brincadeiras à parte, poucas expressões traduzem tão bem o meu sentimento de satisfação ao limpar todas as notificações de e-mails novos. Pra mim tem um efeito catártico – me sinto mais leve, pronta para partir para a próxima tarefa. Sou uma procrastinadora profissional, e desde que tornei manter meus e-mails em dia uma obsessão (é tudo ou nada!), senti uma bela diferença na minha produtividade.

Como organizar sua caixa de email 2

Mas não é tarefa fácil, caso contrário não teria tanta gente desesperada com os e-mails acumulados na casa dos milhares (credo!). Juntei aqui 3 dicas de como colocar a casa em ordem depois que a situação já saiu do controle – e uma delas é a ferramenta que salvou a minha vida, literalmente.

1. Mais do que 6 meses? Delete sem dó

Essa aqui eu fiz valer: uso meu gmail para trabalho e as mensagens não lidas já tinham ultrapassado 1.000. Isso sem contar os que já estavam marcados como lidos, mas ainda ocupavam espaço. Foi então que tomei uma decisão radical: selecionei todos os e-mails de antes de 6 meses atrás e deletei sem dó mesmo! Se você não respondeu ou precisou até agora, provavelmente não vai te fazer falta. Melhor decisão da minha vida, juro.

Como organizar sua caixa de email 2

2. Mas e os recentes, o que fazer com eles agora?

Não dá pra ser sonhador e achar que você vai olhar um por um para filtrá-los. A minha solução foi selecionar os 800 que sobraram e marcar todos como lidos. E, a partir desse momento, fiz questão de não deixar mais acumular nada que não fosse necessário. Deletava o que não não seria lido e resolvia o que fosse necessário o mais rápido possível. Aí, daqui uns 6 meses, deleto de novo os mais antigos e pronto. Super possível, vai?

3. Também recebe e-mails inúteis? Há solução!

Eis que descobri que a minha caixa de entrada enchia muito rápido! Não havia pró-atividade que desse conta – só que a grande maioria eram aquelas newsletters automatizadas. Ou de lojas que eu tinha zero interesse ou até de assinaturas que fiz conscientemente, mas quando ia ver nunca abri. Só que ninguém tem tempo pra se desinscrever de uma por uma, né? Pois é claro que já inventaram um sistema pra isso. Quem usa Outlook (como o hotmail, por exemplo) Gmail, Google Apps, Yahoo! Mail, AOL Mail e iCloud pode (e deve) apostar no Unroll.me. É fácil, de graça e em 10 minutinhos você deixa a sua vida muito mais produtiva. Não vou nem me estender porque ele é tão intuitivo e automático que dispensa introduções.

 

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Life Planner: o poder da organização

Preciso admitir: sou completamente viciada em itens de papelarias. Cadernos, canetas, post-its… Seria capaz de fazer um blog só sobre isso! Então não é de se estranhar que meu encontro com um Life Planner tenha sido amor à primeira vista. Pra quem não sabe o que é (eu também não sabia), o tal planejador de vida, em português, tem vários nomes mas nada mais é do que uma evolução da agenda, aquela que as nossas avós já usavam.

Life Planner Plum paper

A minha escolha foi o Life Planner da Plum Paper. Mais barato e com várias opções para deixá-lo ainda mais a sua casa

A diferença é que ela é muito mais completa. E linda. E cheia de adesivos, e com seu nome impresso na capa (aka um certo nível de personalização). Obviamente, entrou pra minha lista de desejos imediatamente (como sou influenciável!). O da Paperview é a única opção nacional por enquanto, mas não tive coragem de investir R$ 420 reais. Pra mim (infelizmente) estava fora do meu orçamento.

Como estava com viagem programada para os EUA, fui pesquisar e descobri que por lá já não é um conceito tão novo assim. Pelo que eu entendi, quem criou esse termo e popularizou a ideia foi a designer Erin Condren – Life Planner é um termo patenteado, e o original, que custa U$ 75, é só o dela mesmo. Mas aí achei uma terceira opção, o da Plum Paper. Ele começa em U$ 31, mas além do preço ótimo, o mais legal é que o interior dele também é personalizável.

Life Planner

A maior diferença entre uma agenda e o Life Planner é o layout e a distribuição das páginas

O que um Life Planner tem de tão especial

Afinal, qual a diferença entre uma agenda comum? Em princípio, o layout. Claro que cada uma varia, então vou contar um pouquinho da que eu escolhi. No começo de cada mês, você tem algumas páginas para colocar informações como seus objetivos, aniversários e coisas para não esquecer. Em seguida, uma visão “de calendário” do mês inteiro. E então, por último, uma visão semanal, separada por períodos do dia e um pequeno checklist diário também.

Mas o que me fez decidir mesmo pela Plum Paper foi a opção de adicionar várias outras páginas ao final de acordo com o seu uso. No meu caso, adicionei outras duas abas: uma de blog e outra fitness. Mas tem desde planejamento de casamento até refeições. Por enquanto estou amando! Acho super gostoso escrever a mão os compromissos do dia, é uma motivação extra pra cumprir tudo que você planejou. Para alguém tão desorganizada quanto eu, com certeza é uma ferramenta interessante.

Update: as leitoras Júlia e Carol me contaram que já existem outras boas opções nacionais. As indicações delas: Donna Dolce, Card Boutique e Evertop.

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